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| 국제행사 유치를 위한 단계별 노하우 |
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4년 후에 있을 국제행사를 유치하기로 했다. 아직 한국에서의 진행이 결정되지 않은 행사지만 유치를 위해 최선의 노력을 해야 한다. 할 일은 많고 열정은 앞서고, 과연 무엇부터 어떻게 시작 해야 하는 걸까?
우선 국제회의 유치라는 전문적인 업무를 처리하기 위해서는 진행을 담당할 PCO(Professional Convention Organizer) 도 선정해야 하고 행사 장소 물색 또한 대단히 중요하다. 어느 PCO에 의뢰하지? 행사는 어디에서 할까? 순식간에 여러 가지 고민에 휩싸인다.
Step 1. 유치위원회를 구성하라.
세계학회의 한국 유치를 위해 유치업무를 전담, 준비할 유치위원회가 필요하다. 유치위원장과 간사 정도의 적은 인원으로라도 좋다. 기존 학회업무와 별도로 독립적으로 움직이고 책임 있는 결정을 할 유치위원회를 만들어라.
Step 2. 우선 PCO를 선정하라.
행사의 개최 국가가 아직 결정이 나지 않았다면, PCO 선정은 급선무다. 대부분의 경우 유치위원회에서 자구책을 찾다가 더 이상 진행이 힘겨울 때 PCO를 찾기 때문에, 시간이 지체된 후에서야 PCO가 일을 맡게 되는 경우가 허다하다. 일단 시간이 허비되면 예산이던 여건이던 그만큼 선택의 폭이 줄어든 다는 사실을 명심하자.
행사 유치가 불확실한 상황에서 대행사를 선정하기가 부담스러울 수도 있다. 하지만 PCO는 행사운영업무 뿐 아니라 유치만을 위한 업무도 대행 해준다. 이를 위해 본 행사와는 별도로, 유치 준비만을 위한 계약을 통해 행사유치에 필요한 사전준비업무와 홍보활동을 진행하기도 한다. 다양하고 폭 넓은 학술대회 개최 준비로 노하우가 쌓인 PCO를 선정하여 업무를 진행한다면, 행정적 실수를 줄이고 효율성을 높일 수 있다.
이때 생각나는 걱정거리 하나, 우리학회는 예산이 별로 없는데 PCO의 대행료는 어떻게 마련해야 할까?
하지만 이 역시도 PCO에서 관련 기관의 지원금을 확보함으로 해결할 수 있다. 유치를 위한 제안 작업을 준비하면서 정부와 지자체에서 나오는 지원금은 기본 예산이 되어 줄 수 있기 때문이다. 더불어 행사의 규모에 따라 각 기관별로 홍보 제작물, 제안서작업, 유치홍보 경비, 유치 대행비 등도 지원이 가능하다.
Step 3. 행사장을 선정하라.
PCO를 선정하고 계약까지 했다면 이제는 필요한 예산을 짜고 행사장을 선정해야 한다. 국제 행사를 유치하는 것이 차기 개최지를 선정하는 것이니만큼 제안하는 도시와 경쟁력 있는 행사장 선정이 가장 중요한 포인트이다.
국제회의를 유치하려면 유치제안서를 작성하여 대회 본부에 제출하게 되는데 이때 제안서의 주요 내용 및 평가 기준이 되는 것은 행사장 여건이다. 마치 올림픽을 선정하듯 회의장의 크기와 구조, 회의시설뿐 아니라 도시의 환경, 행사장의 교통, 편의시설, 숙박, 자연환경, 물가, 날씨가 제안의 내용이 된다. 또한 그 행사를 준비하면서 정부나 각 기관에서 어떤 지원을 해주는지, 시장이나 장관, 행사장소 대표의 지지서한은 개최 국가 평가에 상당한 도움을 준다. 뿐만 아니라 선정된 도시의 각종 지원금은 초기 투입 예산의 부담을 덜어줄 것이다. 이러한 점들이 초기에 행사장이 선정되어야 하는 이유다.
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피플엑스 기획팀
유병훈 차장 |
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