가상 이벤트가 컨벤션산업에서 새로운 모델로 떠오른지 몇 년이 지났지만 아직까지 국내에서는 가상이벤트를 활발하게 사용한 예를 찾기 힘들다. 가상 이벤트가 황금알을 낳는 수익모델이 될 수 있을지는 일반적인 이벤트와는 다른 가상이벤트만을 위한 전략에 따라 달라질 것이다.
가상 이벤트의 성공 전략을 세우기 이전에 이벤트와 테크놀로지의 복합적 형태인 가상이벤트를 발전 시키기 위한 기초를 다져야 하며 각 단계별로 목적에 맞는 질문을 통해 전략을 발전시켜 나가야 한다.

Analyze Event Function and Goals

가상이벤트의 전략을 발전시키기 위한 과정은 일반적으로 벌어지는 오프라인상의 이벤트와 유사하다. 두 가지 경우 모두 전략과 전술을 바탕으로 하여 시작을 한다.

- 이것을 성취하기 위해서 어떤 노력을 기울여야 하는지?
- 왜 내가 이것을 해야 하는지?
- 수많은 우선순위 전략 사이에서도 어떻게 차등을 두고 중요도를 달리할 것인가?
- 어떤 문제점과 과제들이 당신의 조직이 가상에 공간에 모여 문제를 해결하는 노력을 하게 만드는가?
- 어떤 내부적 또는 외부적 환경이 당신의 조직을 가상체험 하도록 하는가?
- 당신이 목표로 하는 고객들이 직면한 문제 및 과제들은 어떤 것인가 그리고 어떻게 가상이벤트 기술이 그들에게 전달이 될 수 있을 것인가?
- 무엇이 고객 사이의 의사소통에 있어 주요한 메시지 인가, 무엇이 당신의 업종의 주요 이슈이며 그것이 가상이벤트에 어떻게 영향을 끼칠 것인가?

대부분의 조직에서 이벤트 개최의 목적은 이윤추구 및 판매량과 연관이 되어 있다. 이벤트 마케팅 협회의 최근 보고자료에 따르면 마케팅 담당자의 80퍼센트 가량은 그들의 가장 중요한 마케팅 업무는 새로운 수익 구조를 개발해 내는 것 이며 3분의 1이상이 새로운 수익 구조를 발굴하기 위해 가장 많은 돈을 투자했다고 응답하였다. 당신의 새로운 수익구조가 될 수 있는 가상 이벤트를 성공적으로 이끌기 위해 전략과 목표에 많은 시간을 들여 투자를 해야 한다.

Select a Platform

가상 이벤트 기술은 지속적으로 통합되고 새롭게 만들어지는 애플리케이션을 통해서 다양하게 확장되어 개발되었다. 어떻게 당신의 조직이 이러한 새로운 기술의 혜택을 받고 참가자들에게 영향력을 발휘 할 수 있을 것인가? 이를 위한 플랫폼 선택을 위해서 아래의 질문을 생각해 보아야 한다.

- 완전한 가상 이벤트인가 아니면 가상과 실제의 이벤트의 결합인가?
- 정해진 기간이 있는 독립적인 이벤트를 만들어 낼 것인가 아니면 참가자들이 지속적으로 들어오는 가상 커뮤니티를 만들 것인가?
- 가상 무역 박람회인가 아니면 학술대회인가?
- 가상 공간의 어떤 면이 당신의 첫번째 가상 이벤트에 유용하게 쓰일 수 있을 것인가?
- 이것을 어떻게 확대시켜 나갈 수 있을 것인가? 어떻게 후원자를 이 이벤트에 포함시킬 수 있을 것인가?
만약에 가상 기술이 참가자들에게 생소하다면 첫번째의 가상 체험은 참가자들이 가상 이벤트에 쉽게 적응할 수 있도록 단순하게 만들어 져야 한다.

Build: Strong Team

처음으로 시도하는 가상 이벤트는 이벤트가 진행되면서 위험을 증대시킬 여지가 있는 동업자와 진행하는 것보다는 목표와 비전을 함께 할 수 있는 각 기능 조직의 팀 리더들을 모아서 내부에 하나의 팀을 만드는 것이 좋다. 이 그룹은 목표를 설정하고 인프라를 조직하고 컨텐츠를 기획하는데 도움을 준다.
또한 외부의 전문가를 파트너로 두어 아웃소싱을 하는 것 또한 매우 중요하다.
기술적으로 가상 이벤트에 가장 적합한 플랫폼을 제공해 줄 수 있는 파트너, 커뮤니케이션 전략, 마케팅 그리고 컨텐츠 개발에 도움을 줄 수 있는 커뮤니케이션 회사를 찾아야 한다. 이러한 아웃소싱은 가상이벤트의 전략과 목표에 부합한 행사를 기획할 수 있도록 많은 도움을 줄 것이다.
마지막으로 오프라인 컨벤션의 등록데스크 업무와 같은 일을 진행하는 팀원이 반드시 존재해야 한다. 가상의 공간에서 브랜드를 관리하고 참가자와 지속적으로 커뮤니케이션을 유지하는 것은 행사의 성패를 결정하는 가장 중요한 업무가 될 것이다.

Develop a Communications Strategy

가상의 공간에서 이벤트를 진행하기 위해서는 참가자와의 커뮤니케이션을 활발하게 해야한다. 이를 위한 전략으로 아래의 질문을 반드시 기획단계에서 스스로에게 해야한다.

- 타겟 참가자는 누구인가?
- 그들이 주로 커뮤니케이션을 하는 공간은 어디이며 내가 그들과 네트워킹 할 수 있는 방법은 어떤 것인가?
- 가상 이벤트가 생소한 참가자들이 가상 이벤트를 참여할 수 있도록 어떤 인센티브를 줄 것인가?
- 무엇이 그들의 비즈니스 활동 또는 참가에 대한 동기부여를 해주는가?
- 무엇이 그들이 이벤트에 참석하는 동기를 막는가, 그리고 어떻게 그것을 극복할 수 있을 것인가?

마케팅 및 커뮤니케이션 전략 기획시 주요 고려사항

- 커뮤니케이션의 컨텐츠: 타겟 고객들이 가상 이벤트 기술을 어떻게 사용할 수 있는지에 대한 설명을 반드시 넣어주어야 한다.
- 주기: 참가자들이 가상이벤트에 대한 거부감이 없어질 때까지 지속적으로 해야한다.
- 전략: 전체적인 이벤트 마케팅 전략 및 컨셉과 동일하게 기획되어야 한다.

Craft the Experience

당신이 선택한 플랫폼에 따라서 이벤트의 특징과 옵션은 매우 다양해 질 수 있다. 따라서 참가자에게 주고 싶은 가상의 체험과 메시지가 어떤 것인지 결정을 해야 한다.

- 각 단계에서 참가자들에게 주고 싶은 경험은 어떤것인가?
- 참가자, 스폰서와 같은 참가 목적이 다른 그룹에 어떠한 차별화된 컨텐츠를 제공할 것인가?
- 특정 참가자 그룹이 특정 컨텐츠에 접근하거나 제외 될 수 있도록 할 것인가?
- 어떻게 가상 이벤트를 구조화 시킬 것인가.
- Fun, 교육, 네트워킹, 박람회 같은 요소들을 모두 충족을 시킬 수 있도록 해야 하며 어떤 것에 우선순위를 둘 것인가?
가상 이벤트 기술은 많은 양의 데이터 축적 및 분석이 가능하다. 참가자들이 고유의 ID와 개인정보를 사용하여 가상의 환경에 들어가고 그들의 이동 경로 및 활동이 모두 모니터링 되고 저장되기 때문이다. 이것은 이벤트의 ROI를 결정하기 위한 정보를 찾는 이벤트 기획자들에게 매우 유용한 정보이다. 또한 후원자들에게도 방문자들이 접속한 홍보물과 활동을 모두 저장하여 정보화시켜 다음 이벤트에 활용할 수 있도록 하는 매우 가치있는 데이터를 제공할 수 있다. 이러한 참가자 데이터는 다음 이벤트에 더 좋은 컨텐츠와 구조를 만들 수 있도록 도움을 줄 것이다.

Don’t Skip the Strategy

전략을 설정하는 단계는 많은 시간과 노력이 필요하여 가장 힘들면서도 가장 중요한 부분이다. 그러나 이 단계를 뛰어넘거나 조급하게 넘기게 되면 이벤트의 목적을 상실하게 되고 결국에는 행사의 실패로 결과가 나타나게 된다. 위에서 언급한 단계들이 앞으로 기획하게 될 가상 이벤트에 뼈대를 제공할 것이며 성공을 결정짓는 초석이 될 것이다. 이제 성공적인 가상이벤트는 한 기업의 새로운 수익구조에 있어 중요한 부분을 차지하게 될 것이다.

출처: MPI One +