PEOPLE-X :: Webzine-200901 ::

WORLD CONVENTION TRENDS

The Technological Context

- Face to Face 미팅 대체제 개발이 시급
- SNS, Wireless Access의 주목도 상승

최근 워싱턴 D.C.에서 성료된 2008 Affordable Meeting National and Event Technology 에서 조사된 바에 따르면 앞으로 진행될 크고 작은 회의에서 사용되는 각종 테크놀로지의 사용 빈도와 중요성은 점차 커질 것으로 예측되었다.

-	Webcasts (인터넷 방송) 웹캐스트의 사용은 지속적으로 늘어날 것으로 보이나 미팅 산업 내에서 큰 영향력을 행사할만큼 결정적인 역할을 하지는 못할 것이다. 설문 답변자의 약 5분의 2가량 만이 2009년 동안의 웹캐스트의 사용은 더욱 빈번 해질 것으로 예측되었다..

-	Social networking technology (인터넷 기반 네트워크 서비스로 미국의 Facebook과 한국의 싸이월드가 대표적) 2008년 설문 조사에 따르면 새로운 기술과 social networking technology가 협회 또는 학회와 같은 조직에 새로운 기회를 창출하는 중요한 요소라고 보고 되었다. 그러나 social networking 사용을 위해서 적절한 기술적 도구를 적절한 상황에 맞게 사용해야만 하며 social networking과 관련된 기술적 범위와 내용에 따라서 CEO 또는 위원회의 승인을 미리 받고 각 참가자가 서비스를 사용하기 위해 social networking 기술에 대해 기초 지식이 있어야 하는 등 여러 가지 풀어야 할 과제가 있다. 최근 몇몇 협회에서는 멤버쉽에 기초한 social networking platform 을 구축할 예정에 있다. 대형 협회는 협회내에 IT 부서를 통해 in-house 솔루션을 구축하고 있으며 그 밖에 작은 협회들은 Facebook이나 LinkedIn을 사용한 SNS(social network service)를 구축하고 있다. 이와 같은 SNS의 적극적인 사용은 참가자들의 협회와 커뮤니티에 대한 접근성을 증진시킬 것이다.

-	Wireless access 호텔과 컨벤션 센터 내에서 무선 인터넷에 대한 요구는 점차적으로 높아지고 있다. 따라서 앞으로 각종 회의 기획 시 초고속인터넷과 같은 기술적 서비스에 대한 가격이 주요 고려 요소가 될 것이다.

-	Substitutability of virtual meetings 대부분의 여론에서는 아직까지 텔레컨퍼런스 또는 비디오컨퍼런스 같은 가상 회의가 실제 얼굴을 맞대고 하는 회의의 자리를 대체할 것으로 보이지는 않는다고 언급된다. 하지만 2008년에 회의 기획자를 대상으로 실시된 조사에서는 내년 컨벤션 산업의 가장 중요한 이슈는 face to face 미팅을 대신할 가상회의 기술의 사용이 증가할 것이라는 것이다.

The Social Context

- Corporate Social Responsibility (CSR)
- 환경 보존에 입각한 Green Meeting / Green Convention의 증대

-	기업의 사회적 책임이중요한 관심의 대상이 되면서 기업, 협회 등 모든 조직은 사람, 환경, 이윤과 관련된 문제의 책임으로부터 자유로워질 수가 없게 되었다. 따라서 각 조직들은 그들이 운영하고 있는 사업과 CSR 원리가 어떻게 조화가 되며 구체화 될 수 있는지 그리고 지속 가능한 개발에 어떻게 일조할 수 있는지 고민을 해야 할 것이다. 회의 및 이벤트에서도 CSR은 점차 이슈화 되었으며 각 회사 및 조직은 철저한 CSR 가이드 라인에 따라 그들의 행사를 운영하게 되었다. CSR의 주요 목표는 환경적 지속가능성 즉 'Green Meeting'이다.

-	2008 survey 답변자의 대부분이 2009년 한해 동안 Green Meeting을 진행할 계획이 있다고 대답하였다. Green Meeting의 한 요소인 탄소 배출량을 줄이기 위해서 고객들은 회의 제안서 작성시 CSR 가이드라인에 기초한 제안을 요청하고 있으며 장기간의 여행시간을 필요로 하는 회의 장소 대신 탄소배출을 절감할 수 있는 호텔과 컨벤션 센터를 회의 장소로 적극 고려하고 있다. 특히 Green Meeting은 협회 주관의 미팅 시장에 의해서 적극적으로 운영이 되고 있는데 그 예로 미국 건축협회에서는 자체 내에서 진행되고 있는 140여개의 회의를 모두 그린 미팅으로 진행하고 있으며 서비스 공급자, 시설 제공자, 전시자 등 모든 참여자가 그린 조약에 동의할 수 있도록 하였다. 또한 회의 주최자뿐만 아닌 참석자 또한 탄소 저감 방안에 적극 동참하도록 독려하고 있다.

- Demographics
- 세대간 명확한 이해를 통한 확실한 Targeting으로 참석자의 Needs를 수용

	X 세대(1961-1976년 사이에 태어난 세대)와 Y 세대 (1977 - 1995년 사이에 태어난 세대)는 점차 비즈니스 및 미디어의 주체로서 두각을 나타내고 있으며 라이프 스타일, 삶의 가치 등이 그 윗 세대와 차별화 되어있다. 따라서 Y 세대의 회의 참가에 대한 필요와 기대는 이전 세대와 크게 다르며 최근 각 산업의 주체로 부각되고 있는 세대의 필요와 기호를 이해하고 분석하는 것이 필요하다.

-	Y 세대를 위한 회의 정보 커뮤니케이션: Y 세대와의 효과적인 의사소통의 열쇠는 단어 사용을 자제하고 이미지를 강화하는 것이다. 또한 Y 세대는 성장과정에서 그래픽, 게임, 인터넷과 같이 시각적인 것에 자주 노출이 되어 익숙해져 있기 때문에 배움에 있어서도 시각적인 효과를 주는 것이 필요하다. 따라서 Y세대와의 의사소통을 위해서는 동적인 그래픽과 이미지를 사용해야 한다.

-	기술의 효과적인 사용: Y세대는 모든 회의 기획 부분에서 기술적인 효과를 기대 하며 회의에 대한 모든 정보를 온라인을 통해 얻는 것이 익숙하다. 따라서 블로그, 모바일 폰, 유투브, SNS, 가상 미팅 환경 등을 활발하게 사용하여 Y세대를 위한 정보의 장을 만드는 것이 중요하다.

-	효과적인 미팅 이벤트 프로그램 디자인: Y 세대는 프로그램 디자인 초기 단계에서 더 많은 참여를 필요로 한다. Y세대는 쌍방향 커뮤니케이션을 위한 세대로 그동안 각 부분의 서비스 제공자에게 그들의 의견을 제시하고 반영하였다. 이러한 세대를 타겟팅한 회의기획자들은 기획 초기부터 그들의 의견을 반영 시켜서 프로그램을 디자인 해야 한다. 그럼으로써 그들이 그 행사에 대해 주인의식을 가질 수 있도록 만들 수 있다.

-	사회적 책임과 환경적 이슈: 지역 커뮤니티와의 활발한 의사소통으로 사회적 활동에 적극적으로 참여해야 하며 Green Meeting을 향한 관심과 그에 따른 실천이 젊은 세대 참가자에 의해서 운영이 될 수 있도록 해야 한다. 회의기획자들은 회의 기간 동안 지역 사회와 상호 의견 교환을 할 수 있는 기회를 제공하고 지역 내 축구팀과 자선단체에 기부를 하는 등의 사회환원 프로그램에 적극 동참할 수 있는 프로그램을 만들어야 한다.

-	More effective use of speakers: 일반적으로 젊은 세대들은 집중할 수 있는 시간이 매우 짧기 때문에 회의 참석시 장시간 청중으로 참여하는 것이 힘들다고 알려져 있다. 하지만 심리학 연구에 따르면 모든 연령대의 사람들은 발표 시작 후 20분이 지나게 되면 집중도가 급격하게 떨어진다고 나타나진다. 따라서 회의 진행 시 연자에 의존하여 장시간 발표가 진행되는 것이 아닌 청중과의 활발한 커뮤니케이션을 만들 수 있는 프로그램을 기획해야 한다.

Summary

2008년에 이어 2009년 또한 경기침체는 지속될 것이며 이에 따라 각종 비용 절감을 위해 회의의 규모와 기간 등 모든 부문에 있어 축소가 예상 된다. 따라서 회의 기획자들은 필요없는 비용을 제거한 투명한 회의가 될 수 있도록 해야 하며, 회의 준비기간을 축소하는 등 시간적으로 효율적인 회의가 될 수 있도록 프로그램을 기획해야 한다. 또한 참석자의 Needs에 맞춘 적절한 기술과 정보제공의 서비스를 제공하는 노력이 필요할 것이다.

- 출처: EIBTM 2008 Industry Trends & Market Share Report -